Wat hebben we daarvoor gedaan?

Het bedrijf-simulatiespel is in 2018 meerdere malen ingezet. Er zijn meerdere kernteamtrajecten doorlopen en er is ingezet op weekstarts bij in ieder geval drie teams. Daarnaast zijn er vier nieuwe leanadviseurs geworven en wordt er gebruikt gemaakt van onderdelen die we kennen uit de “scrum wereld”.

In 2018 is een team opgericht dat werkt aan de samenhang tussen techniek, softwareapplicaties, processen en informatiestromen. Het zaakgericht werken is gemeentebreed geëvalueerd. De uitkomsten leiden tot vervolgstappen die in 2019 gezet worden. Voor het programma Omgevingswet zijn de relevante werk-processen, softwareapplicaties en basis-registraties in kaart gebracht. Voor de transformatie in het sociaal domein is in 2018 het wervingstraject voor een I-adviseur afgerond.

In de organisatie zijn aanpassingen doorgevoerd als randvoorwaarde voor het verder ontwikkelen en professionaliseren van rollen en functies, zoals de regiefunctie en het leveranciersmanagement. Verder wordt vanuit een ambtelijk ICT-platform samengewerkt om  sturing te geven aan strategische / tactische ontwikkelingen in de informatievoorziening.

Conform de meerjarenplanning is eerst aandacht besteed aan de basis op orde en de governance op orde. De uitwerking van dit onderdeel wordt meegenomen in de tussentijdse herijking van de i-strategie. Dit vindt plaats in de tweede helft van 2019.

Conform de meerjarenplanning is eerst aandacht besteed aan de basis op orde en de governance op orde. De uitwerking van dit onderdeel wordt meegenomen in de tussentijdse herijking van de i-strategie. Dit vindt plaats in de tweede helft van 2019.

Ook afgelopen jaar heeft de gemeente de cursus Digisterker: omgaan met de e-overheid gefaciliteerd in samenwerking met MOvactor, WIL en de bibliotheek. Er zijn twee nieuwe e-formulieren gerealiseerd, waarbij extra aandacht is besteed aan het gebruiksgemak. De Stadswinkel heeft deelgenomen aan een onderzoek naar het gebruik van e-formulieren voor de uitbreiding naar de toekomst.

Met het afronden van de aanbesteding van het datacenter (samen met de gemeente Zeist) is een belangrijke mijlpaal bereikt in het borgen van de techniek. De implementatie is eind 2018 gestart.

In workshops met de vakafdelingen zijn processen en informatiestromen in beeld gebracht. Deze processen en stromen worden in het architectuurteam gekoppeld aan techniek en softwareapplicaties om een overzicht van de informatievoorziening te creëren. Deze kennis wordt ook gebruikt bij het implementeren van het privacy- en informatieveiligheidsbeleid.

Voor de invoering van de AVG is een inventarisatie uitgevoerd door een extern bureau om alle acties in beeld te brengen.  Voor de ingangsdatum is het register van verwerking van persoonsgegevens vastgesteld en is een regionale functionaris voor de gegevensbescherming aangesteld.

Eind 2018 zijn het informatieveiligheidsbeleid en het privacybeleid door het college vastgesteld en is er en start gemaakt met een integraal implementatieplan. Hierbij wordt gebruik gemaakt van de ervaringen en producten van omliggende gemeenten en krijgt bewustwording veel aandacht.

Het is niet gelukt om in 2018 substitutie op
de geplande onderdelen door te voeren. De
uitvoering van de wettelijke termijnen
hebben veel tijd gevraagd en het is niet
gelukt in 2018 een projectleider aan te
trekken die de digitale kwaliteitszorg,
waaronder substitutie, verder kon brengen.

Wat hebben we daarvoor gedaan?

Koppeling met het kennissysteem Sharepoint is gerealiseerd evenals het beschrijven van de interne dienst 'beveiliging'. Daarnaast is veel voorbereidend werk gedaan in de testomgeving zodat in 2019 het digitale loket  kan worden uitgebreid.

Er is een inventarisatie gemaakt van alle gegevens op basis waarvan gestuurd wordt dan wel kan worden. Het is nog niet gelukt deze ook al eenduidig te ontsluiten.

Wat hebben we daarvoor gedaan?

Vanuit de (personele) transitie van Pauw bedrijven zijn alle wsw medewerkers (woonachtig in Nieuwegein) en zijn 4 NRG (Niet Regeling Gebonden) medewerkers per 1 januari 2019 in dienst bij onze gemeente gekomen. Verder is in 2018 de dienstverleningsovereenkomst tot stand gekomen met WIL die de werkgeverstaken uitvoert voor de wsw medewerkers, zoals HR taken, de personeels-, salarisadministratie, financiële administratie enz.

Daarnaast zijn de WMO taken in de zomer 2018 onder gebracht bij de RBL.

Er zijn inmiddels drie garantiebanen ingevuld; één bij Openbaar Domein (begraafplaats), één bij Ruimtelijk Domein (MEC) en één binnen het schoonmaakteam.

Uit de inventarisatie die is opgemaakt blijkt dat er veel op team-, afdeling- en organisatieniveau is gebeurd met de uitkomsten van het medewerkersonderzoek en dat over de uitkomsten op verschillende momenten en manieren vervolggesprekken zijn gevoerd. Verder is werk gemaakt van thema's als het verlichten van de administratieve lastendruk, het verbeteren van werkomstandigheden, elkaar waarderen en aanspreken en het versterken van persoonlijk eigenaarschap.

In 2018 is het generatiepact geëvalueerd en is een plan opgesteld dat in bredere zin aandacht besteedt aan de duurzame inzetbaarheid van onze medewerkers.
Op het vlak van arbeidsmarktstrategie en    -communicatie heeft de gemeente meegedaan aan de Nationale carrièrebeurs en een talentendag georganiseerd.

Dit jaar is juridische kwaliteit van de organisatie weer een stapje beter geworden. Met name door interne juridische advisering op het vergroten van het juridische bewustzijn en de signaalfunctie voor de versterking van vakkennis in de lijn. De slagvaardigheid op complexere en strategische projecten is vergroot doordat steeds vaker juridische advisering aan de voorkant wordt gevraagd dan dat er achteraf juridisch moet worden getoetst.

Gedurende 2018 zijn periodiek spendanalyses gemaakt om beter in te kunnen schatten welke leveringen, diensten en werken Europees moesten worden aanbesteed. Verder is het contractenregister uitgebreid en is voor ICT een contractmanager aangesteld. Het uitlijnen van het hele proces van aanbestedingen, bestellen en betalen en het inrichten van het contractbeheer is nog niet gelukt. De accountant blijft in zijn bevindingen hiervoor aandacht vragen

Eind 2017 is besloten om Geynwijs onderdeel te laten zijn van de ambtelijke organisatie. Er is veel ambtelijke inzet gegaan om een goed overwogen besluit te kunnen nemen en vervolgens om de invlechting te realiseren. De enorme opgave en het grote beslag op de organisatie heeft geleid tot onderlinge samenwerking en het mooie resultaat dat per 1 november de overgang is gerealiseerd.

Wat hebben we daarvoor gedaan?

Deze principes, te weten één organisatie, eigenaarschap en werken vanuit de bedoeling zijn geformuleerd en hebben een centrale plek gekregen in de organisatiefilosofie.

Het toepassen van de inrichtingsprincipes heeft geleid tot een herordening van taken en rollen voor de bedrijfsvoeringsafdelingen. De procedures met de ondernemingsraad zijn voor alle afdelingen in 2018 afgerond. Voor het Sociaal Domein geldt dat in 2018 het proces van herinrichting is gestart en naar verwachting het 2e kwartaal van 2019 wordt afgerond.

Experimenten zijn een vast onderdeel bij het werken met een verbeterbord zoals wordt gebruikt door het Lean-team. Filosofie is dat experimenten altijd slagen, alleen het vervolg kan verschillend zijn.
Ondanks dat in 2018 verschillende interventies zijn gepleegd, is door personeel verloop in het LEAN-team niet alles uitgevoerd van wat gepland was.

In 2018 was het ziekteverzuimpercentage 6,8%. Dit is hoger dan de ambitie die wij nastreven en ondanks de inspanningen die zijn verricht. Om het ziekteverzuim beter aan te kunnen pakken is, aanvullend op het bestaande protocol, een aanpak ziekteverzuim vastgesteld met concrete acties en investeringen. Verder is in 2018 de aanbesteding voor een nieuwe bedrijfsarts afgerond.